QUY TẮC ĐẠO ĐỨC DÀNH CHO NHÀ CUNG CẤP

Trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, chúng tôi làm việc với nhiều đối tác kinh doanh, các Nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ (“Nhà cung cấp”). Chúng tôi đặc biệt khuyến khích các Nhà cung cấp của chúng tôi áp dụng các thông lệ lành mạnh về môi trường, xã hội và quản trị (“Thông lệ ESG”).

Quy tắc Đạo đức dành cho Nhà cung cấp của AIA (“Quy tắc”) là hướng dẫn dành cho các Nhà cung cấp của chúng tôi nhằm tạo điều kiện cải thiện rộng hơn Thông lệ ESG đối với Nhà cung cấp, AIA và các cộng đồng mà chúng tôi phục vụ. Quy tắc này được ban hành để bổ sung cho bộ Quy tắc đạo đức của Tập đoàn AIA.

Nội dung của Quy tắc này đã được xây dựng dựa trên các quy ước và thông lệ quốc tế, như là Tuyên ngôn về quyền con người của Liên Hợp quốc và Công ước cơ bản của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO). Tập đoàn AIA khuyến khích các Nhà cung cấp hoàn thiện Thông lệ ESG của mình, cũng như tôn trọng giá trị, văn hóa và thông lệ địa phương.

Chúng tôi cũng khuyến khích các Nhà cung cấp xây dựng chính sách, thông lệ và hệ thống riêng của họ nhằm quảng bá và phổ biến các quy tắc ứng xử của riêng họ, nếu có, trong hoạt động của họ. 

Các Nhà cung cấp cần hành động dựa trên những chuẩn mực nghề nghiệp cao nhất. Chúng tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ tất cả luật lệ quốc gia và địa phương cũng như tránh mọi hình thức tham nhũng và hối lộ. Nếu có thể, chúng tôi kỳ vọng các Nhà cung cấp, khi thay mặt chúng tôi, tuân thủ các chuẩn mực và điều kiện chi tiết dưới đây.

AIA cam kết không có các hành vi hối lộ và phi đạo đức khi thực hiện các hoạt động kinh doanh. Chúng tôi kì vọng các Nhà Cung cấp, khi thay mặt chúng tôi, cần:

• Không đề nghị, chi trả, hứa hoặc ủy quyền cho bất kì hành vi hối lộ, lại quả, hoặc các khoản chi trả hay lợi ích khác cho quan chức chính phủ, hoặc cho bất cứ ai, để có được kinh doanh hay có được lợi thế bất chính hoặc vi phạm pháp luật về chống tham nhũng.
• Lưu giữ sổ sách và chứng từ chi tiết và chính xác về các khoản chi phí đã chi trả thay mặt chúng tôi, đặc biệt trong các giao dịch liên quan đến các quan chức chính phủ.
• Không thực hiện bất kì một chi trả nào cho quan chức chính phủ trừ khi được chúng tôi ủy quyền bằng văn bản. Những khoản chi phí như vậy cần được thông báo cho chúng tôi bằng văn bản ngay lập tức.

Chúng tôi cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật lệ hiện hành về Chống rửa tiền (“AML”) và Tài trợ khủng bố (“CTF”). Khi hành động thay mặt chúng tôi, các Nhà cung cấp cần phải:

• Không cố ý thực hiện hoặc cố gắng thực hiện bất kì giao dịch nào liên quan đến các khoản tiền có được từ hoạt động phi pháp.
• Thực thi các trách nhiệm liên quan đến AML/CTF với thiện chí cao nhất và ngay lập tức thông báo cho chúng tôi bất kì một vấn đề nào có nghi ngờ liên quan đến rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố.
• Không thực hiện giao dịch với các cá nhân và tổ chức (như là các đối tượng bị nghi ngờ là khủng bố hoặc buôn bán ma túy) là đối tượng của các biện pháp trừng phạt kinh tế quốc tế.

Chúng tôi không khoan nhượng cho việc lợi dụng bất kỳ ai thông qua việc thao túng, che giấu, lạm dụng thông tin đặc quyền, cố tình làm sai lệch thông tin hoặc bất kì một hành vi không công bằng nào. Các Nhà cung cấp cần tuân thủ pháp luật chống cạnh tranh hiện hành. Các hành vi cạnh tranh không lành mạnh như ấn định giá hoặc gian lận thầu đều không được chấp nhận. Chúng tôi khuyến nghị các Nhà cung cấp không thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi trừ khi được thu thập từ các nguồn hợp pháp và thích hợp, và các Nhà cung cấp chỉ có thể chia sẻ thông tin này cho chúng tôi nếu Nhà cung cấp được ủy quyền.

Các Nhà cung cấp cần bảo vệ tính riêng tư của thông tin của chúng tôi, tuân thủ pháp luật về bảo vệ thông tin, tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng và bảo vệ dữ liệu của chúng tôi không bị xâm phạm hoặc sử dụng trái phép, bao gồm các nội dung:

• Tuân thủ các chuẩn mực nội bộ AIA dành cho đối tác kinh doanh có thể bao gồm các biện pháp kiểm soát bảo mật, các đánh giá theo chuẩn mực của ngành.
• Không truy cập hoặc tiết lộ thông tin cá nhân trừ khi được ủy quyền theo yêu cầu công việc của chúng tôi.
• Thông báo ngay lập tức cho chúng tôi về bất cứ việc truy cập hoặc tiết lộ thông tin trái phép.
• Không tiết lộ thông tin cá nhân sau khi đã kết thúc hợp đồng hợp tác trừ khi có yêu cầu của luật pháp.
• Tuân thủ các chỉ dẫn của AIA về lưu trữ và hủy dữ liệu.

Điều quan trọng là khách hàng luôn được đối xử công bằng. Nhà cung cấp không được giới thiệu sai lệch về sản phẩm và dịch vụ của AIA, hoặc thay thể bằng sản phẩm, dịch vụ khác, hoặc sử dụng các Nhà cung cấp khác để thực hiện hợp đồng cho AIA mà không có sự phê duyệt trước.

Nhằm tránh hành vi tạo ra mâu thuẫn lợi ích và/ hoặc hành vi không phù hợp khác, chúng tôi khuyến khích các Nhà cung cấp:

• Thông báo các tình huống tạo ra hoặc được coi là tạo ra mâu thuẫn lợi ích liên quan tới nhân viên của Nhà cung cấp, hoặc nhân viên của chúng tôi, ví dụ như là các lợi ích về tài chính hoặc lợi ích cá nhân trong các hoạt động kinh doanh của mỗi bên.
• Không đề nghị, hứa, ủy quyền, cho, yêu cầu hoặc nhận bất cứ quà tặng, phí, phần thưởng hoặc lợi ích nào cho hoặc từ bất kỳ người nào như là một sự dụ dỗ; làm điều gì đó không trung thực, phi pháp hoặc vi phạm sự ủy thác; có được, giữ lại hoặc chỉ đạo kinh doanh; hoặc bảo đảm bất cứ lợi thế không chính đáng nào.
• Không sử dụng mối quan hệ với chúng tôi hoặc sử dụng thương hiệu của chúng tôi nhằm thực hiện bất kì một hành vi gian lận, phi đạo đức hoặc không trung thực.
• Không đóng góp từ thiện hoặc đóng góp chính trị dưới danh nghĩa của chúng tôi cho bất kì ứng viên cho cơ quan công quyền hoặc viên chức được bầu cử, và bảo đảm rằng bất cứ người nhận đóng góp chính trị của họ không đại diện cho sự xác nhận từ chúng tôi.
• Không tạo động cơ cho nhân viên của chúng tôi hoặc những người khác đang có mối quan hệ kinh doanh với chúng tôi vi phạm tiêu chuẩn của Quy tắc này.
• Không chuyển cho chúng tôi những đề xuất hoặc hóa đơn không chính xác.

Nhằm bảo vệ quyền và phẩm hạnh của nhân viên, chúng tôi khuyến khích các Nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn và điều kiện chi tiết dưới đây:

• Bảo đảm một môi trường làm việc trung thực và công bằng, không có bất kì một hình thức quấy rối hoặc phân biệt đối xử nào dựa vào nhưng không giới hạn ở tuổi, tôn giáo và nguồn gốc, khuyết tật, giới tính, quốc gia, tình trạng hôn nhân, xu hướng tình dục, niềm tin chính trị và đảng phái.
• Cung cấp một môi trường làm việc có xem xét đúng mức đến sức khỏe và an toàn cho nhân viên, giảm thiểu các ảnh hưởng hoặc mối nguy hại về sức khỏe, đồng thời tăng cường sức khỏe và hạnh phúc.
• Nghiêm cấm việc sử dụng lao động cưỡng bức và lao động trẻ em, duy trì việc tuân thủ tất cả các quy định hiện hành về độ tuổi tối thiểu.
• Tuân thủ luật quy định mức lương tối thiểu, tại nơi chưa có quy định này, bảo đảm mức lương tương ứng với kinh nghiệm và các tiêu chuẩn ngành nghề.
• Tuân thủ quy định hoặc luật hiện hành về số giờ làm việc tối đa.
• Ban hành quy định về kỷ luật và khiếu nại rõ ràng, được áp dụng thống nhất bao gồm điều khoản cấm trừng phạt thân thể, bao gồm cả việc ngược đãi về tinh thần, thể chất hoặc bằng lời nói.
• Bảo đảm các nhân viên được tự do tham gia các tổ chức, và có quyền thương lượng tập thể. Tại nơi chưa có quy định về thương lượng tập thể, cần có các hình thức phù hợp để thảo luận và tư vấn về các vấn đề liên quan đến lao động.
• Hỗ trợ nhân viên hiểu rõ về nghĩa vụ, kì vọng và trách nhiệm, đào tạo, hướng dẫn và giám sát.

AIA khuyến khích các Đối tác kinh doanh và Nhà cung cấp mẫu mực thực hiện các chuẩn mực, quy định và nguyên tắc dưới đây và trong Chính sách về Môi trường của chúng tôi.

• Tuân thủ mọi luật và quy định phù hợp về môi trường quốc gia và địa phương.
• Giảm thiểu tiêu thụ năng lượng và lượng carbon tiêu thụ từ các hoạt động thông qua việc áp dụng các chính sách môi trường và hệ thống quản lý môi trường.
• Xây dựng các hệ thống, giao thức và quy định nhằm duy trì hoạt động kinh doanh trong trường hợp có gián đoạn ngắn hạn từ các sự cố liên quan đến môi trường, xã hội hoặc an ninh.
• Xem xét ảnh hướng tới hoạt động kinh doanh, tài sản và các khoản mục đầu tư do ảnh hưởng dài hạn của biến đổi khí hậu.
• Khuyến khích việc sử dụng công nghệ thân thiện với môi trường nhằm giảm tiêu thụ tài nguyên, giảm thiểu các nhu cầu đi công tác, và giảm sự phụ thuộc vào các tài nguyên như giấy.
• Báo cáo hoạt động và ảnh hưởng đến môi trường trong khi tiếp tục tham gia và tham vấn với các bên liên quan để cải thiện kết quả môi trường.
• Tăng cường sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường, sản phẩm tái chế hoặc sản phẩm lâm sản bền vững trong các hoạt động.
• Giảm thiểu rác thải bằng việc đẩy mạnh tái chế và tái sử dụng nguyên liệu, đồng thời thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiêt đảm bảo tuân thủ các quy định trong việc xử lý hoặc loại bỏ việc sử dụng các chất độc hại trong các hoạt động.

Các Nhà cung cấp có hoạt động thường xuyên và định kỳ với AIA cần xây dựng sẵn chính sách và quy trình quản lý đảm bảo tuân thủ Quy tắc này. Nhà cung cấp phải nỗ lực ở mức hợp lý để giám sát và đảm bảo chuỗi cung ứng của họ nhận thức được Quy tắc này.

AIA có thể yêu cầu hỏi về bất kì chính sách hoặc thông lệ ESG nào trong quá trình đăng ký Nhà cung cấp, và/ hoặc đưa các điều khoản ESG cụ thể vào điều kiện và điều khoản hợp đồng.

AIA cũng có thể thực hiện thẩm định của riêng mình, bao gồm việc kiểm toán hoặc điều tra liên quan đến hành vi việc vi phạm luật, quy định, hoặc chính sách của công ty có thể xẩy ra nếu xét thấy phù hợp.

Các Nhà cung cấp và Đối tác kinh doanh của AIA có thể báo cáo trường hợp không tuân thủ những điều khoản quan trọng của Quy tắc này của bộ Quy tắc đạo đức của AIA bằng cách liên hệ với bất kì kênh thông tin nào dưới đây:

Phòng Tuân thủ tập đoàn AIA, số điện thoại: +852 2832 1200

Hộp thư điện tử: compliance@aia.com

Đường dây nóng về Đạo đức và Tuân thủ tại trang mạng: www.aiaethicsline.com

Bộ Quy tắc này được thông tin tới các Nhà cung cấp thông qua trang mạng và các kênh thông tin khác của Tập đoàn AIA.

Bộ Quy tắc này sẽ được xem xét hàng năm hoặc theo yêu cầu nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả, bao gồm cả với bất kỳ điều lệ hoặc chính sách nào AIA lựa chọn để ký kết hoặc tuân thủ theo.

(Ghi chú) Thuật ngữ ‘trẻ em’ đề cập đến bất kì người nào dưới 14 tuổi. Trừ khi luật sở tại quy định độ tuổi làm việc hoặc đi học tối thiểu cao hơn, khi đó sẽ áp dụng mức tuổi cao hơn được quy định

Tiếp cận Quy tắc này, các chính sách hoặc chương trình đào tạo của chúng tôi sẽ không được hiểu là và không có nghĩa là nhân viên của Nhà cung cấp là nhân viên của Tập đoàn AIA; các điều kiện và điều khoản thiết yếu về việc làm của nhân viên Nhà cung cấp tiếp tục là trách nhiệm chỉ của Nhà cung cấp và do Nhà cung cấp điều chỉnh.

Cập nhật lần cuối cùng: Ngày 1 tháng 12 năm 2018