Để có thể lôi kéo ứng viên về với công ty của mình, các nhà tuyển dụng cần thể hiện được sự chuyện nghiệp. Và một trong những yếu tố đầu tiên để tạo ấn tượng tốt đến ứng viên chính là thư mời nhận việc. Trong bài viết sau, AIA Việt Nam sẽ chia sẻ một vài mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp để giúp công ty thu hút được ứng viên. 

1. Tìm hiểu về thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc (Offer letter/ Employment Offer Email/Job Offer Letter) là thư thông báo ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn và được chọn làm việc tại công ty. Trong thư mời nhận việc, công ty sẽ thông báo về vị trí đảm nhiệm, mức lương, phúc lợi, ngày bắt đầu làm việc, các điều khoản, quy định khác khi làm việc tại công ty.

Thư mời nhận việc là thư xác nhận ứng viên đã trúng tuyển

2. Tại sao nhà tuyển dụng cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên?

Sau khi đã xác định được ứng viên trúng tuyển, bạn cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên. Đây là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng vì thư mời nhận việc sẽ:

• Xác nhận chính thức: Thư mời nhận việc sẽ xác nhận chính thức rằng ứng viên đã được chọn để làm việc tại công ty.

• Làm rõ trách nhiệm, quyền lợi của ứng viên: Thư mời nhận việc sẽ chứa thông tin chi tiết về các điều khoản và điều kiện của việc làm, bao gồm mức lương, các phúc lợi, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc và các điều khoản, quy định khác. 

• Tạo sự đồng thuận giữa ứng viên và nhà tuyển dụng: Việc xác nhận thông tin qua văn bản cũng đảm bảo tính khách quan và minh bạch, làm căn cứ giải quyết mâu thuẫn (nếu có) sau này.

• Gây ấn tượng tích cực: Gửi thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty đối với ứng viên, từ đó ứng viên sẽ có một ấn tượng tốt về công ty. 

• Tạo sự tin cậy: Việc gửi thư mời nhận việc giúp xây dựng niềm tin và tạo sự minh bạch trong quá trình tuyển dụng. Ứng viên sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào quyết định của mình khi chọn làm việc tại công ty.

Thư mời nhận việc chuyên nghiệp, chỉn chu tạo ấn tượng tốt về công ty

3. Các nội dung quan trọng trong mẫu thư mời nhận việc

Trong thư mời nhận việc gửi cho ứng viên cần phải có các nội dung sau:

• Thông báo và lời chúc mừng ứng viên đã trúng tuyển

• Các thông tin liên quan đến công việc:

  • Vị trí công việc 

  • Địa điểm làm việc

  • Mức lương (Lương cơ bản, lương KPIs, tỷ lệ hoa hồng (nếu có))

  • Chế độ đãi ngộ 

  • Thời gian làm việc

  • Phòng ban và cấp trên trực tiếp quản lý

  • Thời điểm bắt đầu công việc

• Thời hạn phản hồi: Thời gian muộn nhất mà ứng viên cần phản hồi có đồng ý làm việc tại công ty hay không. 

• Thông tin liên lạc: Cung cấp thông tin về người liên hệ tại công ty để ứng viên có thể hỏi thêm thông tin nếu cần.

• Đính kèm hợp đồng hoặc văn bản về các điều khoản liên quan đến công việc, công ty.

4. Những tiêu chí chung của thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Dưới đây là những tiêu chí chung mà một thư mời nhận việc cần có:

• Thông tin đầy đủ: Thư mời cần cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến vị trí công việc, bao gồm tên vị trí, địa điểm làm việc, mức lương, chế độ đãi ngộ, thời gian làm việc và thời hạn phản hồi. Việc này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc và dễ dàng đưa ra quyết định.

• Thông tin rõ ràng: Các thông tin trong thư cần được trình bày một cách rõ ràng, tránh gây hiểu nhầm. Ứng viên sẽ không cần gửi nhiều câu hỏi để làm rõ thông tin, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

• Bố cục chuyên nghiệp: Thư cần có bố cục trình bày rõ ràng, với các đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc. Mỗi đoạn không nên quá 4 dòng, mỗi câu không nên quá 1,5 dòng, phông chữ hiện đại và không gạch chân.

Văn phong gần gũi nhưng chuyên nghiệp: Văn phong trong thư nên thể hiện sự thân thiện, cởi mở nhưng vẫn phải giữ được tính chuyên nghiệp. Điều này giúp ứng viên cảm thấy được tôn trọng và tạo ấn tượng tốt về công ty.

Thư mời nhận việc cần có đầy đủ thông tin, trình bày rõ ràng

5. Tổng hợp các mẫu thư mời nhận việc hay nhất

Mẫu thư mời nhận việc ngắn gọn, chuyên nghiệp

Tiêu đề: [Tên công ty] thông báo trúng tuyển

Kính gửi: Anh/Chị [Tên ứng viên],

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng Anh/Chị đã trúng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi.

Thông tin chi tiết như sau:

- Phòng ban: [Tên phòng ban]

- Ngày nhận việc: [Ngày]

- Thời gian thử việc: [Thời gian]

- Lương cứng: [Mức lương]

- Lương thử việc: [Mức lương thử việc]

- Các khoản phụ cấp khác: [Chi tiết]

Chúng tôi đã đính kèm hợp đồng lao động để Anh/Chị có thể tham khảo thêm. Xin vui lòng phản hồi lại cho chúng tôi trước [Ngày/ tháng/năm].

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Địa chỉ email].

Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong thời gian tới!

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chữ ký]

Mẫu thư mời nhận việc chi tiết

Kính gửi [Tên ứng viên],

Thay mặt [Tên công ty], tôi xin gửi lời chúc mừng đến [Tên ứng viên] vì đã thành công vượt qua quá trình phỏng vấn và được lựa chọn cho vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi.

Chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm, kỹ năng và thái độ làm việc chuyên nghiệp của [Tên ứng viên]. Chúng tôi tin rằng [Tên ứng viên] sẽ là một phần quan trọng trong sự phát triển của [Tên công ty] trong thời gian tới.

Vị trí [Tên vị trí] sẽ bao gồm các trách nhiệm chính như [Liệt kê các trách nhiệm chính]. Đây là cơ hội tuyệt vời để [Tên ứng viên] phát triển kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực].

Mức lương khởi điểm là [Mức lương], cùng với các phúc lợi sau:

• [Phúc lợi 1]

• [Phúc lợi 2]

• [Phúc lợi 3]

Thời gian làm việc là từ [Thời gian] đến [Thời gian], từ thứ Hai đến thứ Sáu. Địa điểm làm việc tại [Địa điểm].

Vui lòng phản hồi lại email này trong vòng [Số ngày] để xác nhận quyết định của mình.

Một lần nữa, chúng tôi chúc mừng [Tên ứng viên] và mong chờ được hợp tác cùng [Tên ứng viên] trong thời gian tới.

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Mẫu thư mời nhận việc bằng tiếng Anh

Subject: Job Offer from [Company Name]

Dear [Candidate's Name],

We are pleased to inform you that you have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name]. We were impressed with your skills and experience, and we believe you will be a valuable addition to our team.

Position Details:

• Job Title: [Job Title]

• Start Date: [Start Date]

• Salary: [Salary Amount] per [hour/month/year]

• Location: [Work Location]

• Benefits: [Briefly outline benefits, e.g., health insurance, retirement plan, etc.]

Please review the attached documents for additional details regarding your employment, including the terms and conditions of your role.

To accept this offer, please sign and return the attached acceptance letter by [Acceptance Deadline]. If you have any questions or need further clarification, feel free to reach out to me directly at [Your Phone Number] or [Your Email].

We look forward to welcoming you to our team!

Best regards,

[Your Name]

[Your Job Title]

[Company Name]

[Company Address]

[Your Phone Number]

[Your Email]

Hy vọng rằng với những mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp, ấn tượng mà AIA Việt Nam đã chia sẻ, các nhà tuyển dụng sẽ có thêm công cụ hữu ích để thu hút và ghi dấu ấn với các ứng viên. Thông qua thư mời nhận việc, ứng viên có thể thấy được tầm quan trọng của mình, cũng như thiện chí muốn nhận mình làm việc của công ty. 

Tài liệu tham khảo:

1. https://tuyendung.topcv.vn/bai-viet/mau-thu-moi-nhan-viec-chuyen-nghiep/

2. https://www.topcv.vn/thu-moi-nhan-viec#thu-moi-nhan-viec-bao-gom-nhung-noi-dung-gi

3. https://fastwork.vn/tong-hop-mau-thu-moi-nhan-viec-chuan-cho-nha-tuyen-dung/