1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng trao đổi thông tin một cách hiệu quả, bao gồm cả việc truyền đạt và tiếp nhận thông điệp thông qua ngôn ngữ nói, viết, cử chỉ và biểu cảm. Điều này đòi hỏi sự kết hợp giữa các kỹ năng nói, nghe, quan sát và thấu hiểu. 

Kỹ năng giao tiếp cũng bao gồm khả năng sử dụng phương thức giao tiếp phù hợp trong từng tình huống, từ giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại đến các nền tảng kỹ thuật số. 

2. Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng?

Trong công việc dù ở bất kể vị trí nào, bạn đều phải tiếp xúc với sếp, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Việc sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng những mối quan hệ bền vững, từ đó mở ra nhiều cơ hội thăng tiến.

Không chỉ dừng lại ở đó, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Khi bạn giao tiếp rõ ràng và mạch lạc, công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Ngược lại, sự thiếu hụt trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm, gây ra những rắc rối không đáng có và làm giảm hiệu suất làm việc.

Bên cạnh đó, một khảo sát của LinkedIn năm 2016 tại Hoa Kỳ cho thấy giao tiếp là kỹ năng mềm được các nhà tuyển dụng tìm kiếm nhiều nhất. Vì vậy việc cải thiện kỹ năng giao tiếp là một điều hết sức quan trọng trong thời đại ngày nay.

Xem thêm: Lắng nghe tích cực: 7 cách rèn luyện lắng nghe trong cuộc sống

3. Các cách cải thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo và tinh tế

Kỹ năng giao tiếp tốt là một tài sản vô giá trong cuộc sống, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, bạn đừng bỏ qua 14 cách sau đây:

3.1 Lắng nghe chủ động

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, việc lắng nghe chủ động là vô cùng quan trọng. Thay vì chỉ nghe qua loa một cách thụ động, hãy tập trung vào những gì người khác đang nói. Đặt những câu hỏi mở để khuyến khích họ chia sẻ thêm, đồng thời thể hiện sự quan tâm của bạn để không khí trở nên thoải mái hơn.

3.2 Phát triển sự đồng cảm

Đồng cảm là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu cảm xúc và quan điểm của họ, lý do nào khiến họ hành động như vậy. Khi bạn thể hiện sự đồng cảm, người đối diện sẽ cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu, từ đó tạo ra một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

3.3 Chú ý ngôn ngữ cơ thể 

Ngôn ngữ cơ thể truyền tải rất nhiều thông tin, từ ánh mắt, cử chỉ, tư thế... đều có thể thể hiện sự tự tin, thân thiện hoặc không đồng tình. Bạn hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình và của người khác để có một cuộc giao tiếp hiệu quả hơn. 

Bên cạnh việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể của mình, hãy học cách đọc và hiểu ngôn ngữ cơ thể của người khác để có thể nắm bắt được những thông tin mà họ muốn truyền đạt.

3.4 Sử dụng từ ngữ phù hợp

Cách bạn chọn từ ngữ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của cuộc giao tiếp. Bạn nên sử dụng những từ ngữ rõ ràng, súc tích và phù hợp với ngữ cảnh, tránh sử dụng những từ ngữ mang tính công kích hoặc gây hiểu nhầm cho đối phương.

3.5 Điều chỉnh giọng nói

Giọng nói của bạn chính là một công cụ giao tiếp hiệu quả. Do đó, bạn hãy điều chỉnh giọng nói của mình sao cho phù hợp với từng tình huống vui buồn khác nhau. Một giọng nói tự tin, rõ ràng và truyền cảm sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của người nghe.

3.6 Tế nhị trong giao tiếp

Tế nhị là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Bởi khi bạn có sự tế nhị. bạn mới thể cho đi sự quan tâm, tôn trọng và lịch sự với người khác. Việc này sẽ giúp bạn duy trì được các mối quan hệ tốt đẹp. 

3.7 Phản hồi mang tính xây dựng

Khi nhận được phản hồi từ người khác, bạn hãy lắng nghe một cách cởi mở và đón nhận chúng một cách tích cực. Trước khi đưa ra phản hồi, hãy suy nghĩ kỹ về điều bạn muốn nói. Xác định rõ mục tiêu của phản hồi và các điểm cụ thể bạn muốn đề cập. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện bản thân và kỹ năng giao tiếp của mình.

3.8 Học cách xử lý xung đột

Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong cuộc sống. Việc học cách đối mặt và giải quyết xung đột một cách hòa bình sẽ là chìa khóa giúp bạn duy trì được hòa khí cho các mối quan hệ.

3.9 Phát triển kỹ năng đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi là một cách hiệu quả để thu thập thông tin, thể hiện sự quan tâm và duy trì cuộc trò chuyện. Việc bạn đặt những câu hỏi mở để khuyến khích người khác chia sẻ thêm những câu chuyện mà bạn muốn biết là điều không đơn giản chút nào.

3.10 Thực hành giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản ngày càng trở nên phổ biến trong cuộc sống. Vì vậy, trong quá trình trao đổi online trên email hay mạng xã hội, bạn hãy chú ý đến ngữ pháp, chính tả và cách diễn đạt thông tin.

3.11 Nhận thức về sự nhạy cảm văn hóa

Khi giao tiếp với những người đến từ các nền văn hóa khác nhau, bạn hãy học cách tôn trọng những khác biệt văn hóa của họ. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những hiểu lầm không đáng có.

3.12 Phát triển kỹ năng kể chuyện

Hãy bắt đầu bằng những câu chuyện nhỏ trong cuộc sống hàng ngày, ví dụ như chia sẻ về một trải nghiệm thú vị, một bài học bạn rút ra được. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều câu lạc bộ và lớp học tổ chức các hoạt động kể chuyện, nơi bạn có thể thực hành và nhận được phản hồi từ những người khác.

3.13 Thực hành thường xuyên

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng cần được rèn luyện thường xuyên. Vì vậy, bạn hãy tìm kiếm những cơ hội để giao tiếp với người khác và áp dụng những gì bạn đã học.

4. Những lỗi cần tránh trong giao tiếp bạn nên biết

Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, chúng ta thường mắc phải một số lỗi khiến thông điệp không được truyền đạt một cách chính xác. Dưới đây là những lỗi phổ biến khi rèn luyện kỹ năng giao tiếp mà bạn nên tránh:

• Nói sai trọng tâm, không đúng vấn đề người khác muốn nghe.

• Nói lí nhí trong miệng khiến người nghe khó hiểu.

• Ngắt lời người khác, làm gián đoạn và gây nhiễu.

• Nói quá nhiều, không ngừng nghỉ khiến người nghe khó chịu.

• Gây cảm giác không trung thực và không rõ ràng.

• Tỏ ra biết mọi thứ, khiến người nghe thấy bạn kiêu căng và không khiêm tốn.

• Nói nhỏ với một vài người trong tập thể, thiếu tôn trọng người khác.

• Sử dụng từ ngữ không phù hợp trong giao tiếp.

• Giọng quá to như đang hét vào mặt người khác.

• Tỏ vẻ không tôn trọng người khác khi nói chuyện.

• Đụng chạm đến tự ái và những vấn đề người nghe không muốn nhắc đến.

• Bỏ qua ý kiến của người khác, thiếu sự tôn trọng.

Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng giúp chúng ta xây dựng các mối quan hệ, đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. 

Trên đây là những thông tin quan trọng về việc cải thiện kỹ năng giao tiếp. AIA Việt Nam hy vọng bạn sẽ dành thời gian và nỗ lực để nâng cao kỹ năng này, từ đó làm cho cuộc sống trở nên ý nghĩa và phong phú hơn.

Nguồn tham khảo:

1. https://careerviet.vn/vi/talentcommunity/9-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep.35A51263.html
2. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/communication/
3. https://talentbold.com/khai-niem-ky-nang-giao-tiep-va-tam-quan-trong-trong-cong-viec-640-ns
4. https://www.theknowledgeacademy.com/blog/communication-skills/