Quản lý thời gian hiệu quả chính là chìa khóa dẫn đến thành công

Bạn nghĩ rằng không cần thiết phải học cách quản lý thời gian - đây là một khái niệm sai lầm mà nhiều người mắc phải đấy! Vì điều này sẽ gây ra những tác hại không đáng có làm suy giảm hiệu quả trong quá trình làm việc.

Công việc kém hiệu quả

Bạn nhận thấy rằng gần đây mọi thứ bạn làm đang diễn ra nhanh chóng theo chiều hướng cẩu thả, thì đó là một dấu hiệu cần lưu ý vì nó cho thấy bạn đang gấp rút hoàn thành công việc đề ra mà không đạt sự chỉn chu cẩn thận.

Không có khả năng thiết lập và đạt mục tiêu

Có mục tiêu giúp chúng ta xác định các trình tự làm việc của mình. Nó cho chúng ta định hướng và động lực.

Thiếu mục tiêu trong cuộc sống khiến bạn khó khăn khi quản lý thời gian?

Bạn có cảm thấy rằng phần lớn những gì bạn làm đều không có mục đích? Hoặc, bạn có cảm thấy rằng bạn sẽ không bao giờ có thể đạt được những hướng đi mà bạn đã đặt ra? Nếu vậy, có thể là do bạn chưa dành thời gian để thiết lập và đạt được các mục tiêu SMART (được xây dựng dựa trên năm thành phần là tính cụ thể, tính đo lường, tính khả quan, tính thực tế và tính ràng buộc về thời gian).

Dễ bị phân tâm

Có bao giờ bạn cảm thấy khó chịu trong môi trường làm việc ồn ào? Nghe qua thì điều này có vẻ rất bình thường, tuy nhiên, nếu bạn liên tục để điều đó ảnh hưởng đến mình thì bạn sẽ phải gánh chịu những hậu quả như trễ giờ, vội vàng, hay trì hoãn và không theo kịp tiến độ.

Thói quen không lành mạnh

Hãy tự đặt ra câu hỏi rằng liệu có mấy ai dành ra được thời gian để nghỉ ngơi, ăn uống lành mạnh hoặc tập thể dục khi có quá nhiều việc khác cần hoàn thành? Rất ít người làm được điều đó. Xét cho cùng, việc bỏ bê sức khỏe vì nghĩ rằng bạn không có thời gian có thể dẫn đến nhiều mối lo ngại về tình trạng sức khỏe và năng suất làm việc.

Hãy ưu tiên cho giấc ngủ chất lượng từ 7 đến 8 tiếng mỗi ngày. Khi giải lao giữa giờ làm việc, hãy đi dạo hoặc tập một số bài tập thể chất nhẹ nhàng trong văn phòng.

Kiệt sức

Làm việc nhiều khiến bạn bị kiệt sức

Nếu bạn không thể quản lý thời gian của mình đúng cách, thì hậu quả tất yếu đến với bạn sẽ là sự kiệt quệ về cả thế chất và tinh thần. Bạn đang đặt công việc và sức khỏe của mình vào tình thế nguy hiểm, bởi vì bạn đang làm việc hết mình chỉ để chạy đua với thời gian. Điều này có thể dẫn đến suy giảm hiệu suất công việc, nảy sinh vấn đề trong các mối quan hệ và giảm khả năng sáng tạo.

Cách để ngừng lãng phí thời gian

Nếu bạn đang rơi vào tình thế như trên, đừng lo lắng quá vì vẫn có những phương pháp hỗ trợ giúp bạn quản lý và phân bổ thời gian của mình hiệu quả!

Tìm ra mục tiêu của bạn

Nhiều khi, lý do khiến chúng ta lãng phí thời gian là vì chúng ta không có mục tiêu và mong muốn rõ ràng để hướng tới. Khi bạn xác định được những gì mình muốn từ đầu, điều đó sẽ giúp bạn tập trung và định hướng chính xác hơn.

Vào đầu mỗi tuần, hãy vạch ra những gì bạn muốn hoàn thành. Điều này có thể đơn giản như lập danh sách việc cần làm với các nhiệm vụ cụ thể, từ việc nhỏ như dọn dẹp hộp thư đến trong email định kỳ hoặc vạch ra các mục tiêu lớn hơn - hoàn thành một dự án vào cuối tuần.

Vào đầu mỗi ngày, xem lại các mục tiêu của mình và xác định những gì cần làm để hoàn thành chúng. Viết các mục tiêu và nhiệm vụ của bạn thành chữ hoặc chuyển hóa chúng vào bất kỳ ứng dụng điện tử quản lý công việc nào bạn sử dụng. Khi bạn thấy mình đang lãng phí thời gian, hãy quay lại danh sách các mục tiêu và tập trung thực hiện nhiệm vụ tiếp theo.

Lên lịch cho từng ngày

Lên lịch trình là phương pháp ngưng lãng phí thời gian hiệu quả

Nghe có vẻ cứng nhắc, nhưng việc lên lịch trình cho từng ngày là một chiến lược thực sự hiệu quả giúp bạn ngừng lãng phí thời gian. Phân công từng nhiệm vụ vào những thời điểm cụ thể trong ngày sẽ hỗ trợ bạn đi đúng hướng và lấy lại sự tập trung nếu như bạn đang cảm thấy lạc lối và không biết làm gì tiếp theo.

Khi bạn sắp xếp thời gian trong một ngày làm việc, hãy xem xét danh sách các mục tiêu, nhiệm vụ và dự án của bạn. Cân nhắc về thời gian thực hiện nhiệm vụ và xem đâu là ưu tiên cao nhất. Tốt nhất, bạn nên lên lịch cho các đầu mục công việc quan trọng trước để nếu lịch trình của bạn thay đổi đột xuất, bạn vẫn hoàn thành được công việc quan trọng.

Dậy sớm

Khi thức dậy sớm, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn trong ngày. Bạn có thể tập thể dục, đọc sách hoặc xem qua những dự án quan trọng. Ngoài ra, dậy sớm giúp thiết lập nhịp điệu, hãy thử tưởng tượng khi thức dậy và ngay lập tức làm một việc quan trọng, điều đó sẽ tạo động lực, thái độ làm việc nghiêm túc trong cả ngày hôm đó.

Dậy sớm giúp bạn có thêm nhiều năng lượng cho ngày mới

Ngay cả khi bạn không dành thêm thời gian buổi sáng để hoàn thành mục tiêu quan trọng, việc thức dậy và sẵn sàng cho ngày mới sẽ giúp bạn ít bị phân tâm hơn khi làm việc.

Thực hiện việc quan trọng trước

Bắt đầu bằng cách thực hiện các nhiệm vụ sẽ tạo ra kết quả lớn nhất cho bạn. Những nhiệm vụ này nên được gắn với mục tiêu lớn và các dự án quan trọng.

Xử lý vấn đề quan trọng nhất đầu tiên cũng sẽ giúp bạn tránh khỏi cảm giác tồi tệ khi nhìn đồng hồ điểm 5 giờ chiều và biết rằng mình vẫn còn nhiều việc phải làm. Nhìn chung một ngày của bạn vẫn đạt năng suất cao, ngay cả khi bạn chưa động đến những nhiệm vụ nhỏ hơn trong danh sách của mình.

Chặn trang web gây phiền nhiều

Bạn sẽ dễ bị phân tâm nếu thường xuyên tiếp xúc với mạng xã hội khi làm việc

Bằng cách chặn các trang web mất tập trung trong công việc, bạn đang tạo cho mình cơ hội hoàn thành nhiệm vụ cao hơn đáng kể. Bạn có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm, từ đó bạn quản lý bản thân tốt hơn và tính toán được thời gian làm việc đó trong bao lâu.

Thực hiện đúng thời hạn đã đặt ra

Đặt thời hạn cho bản thân có thể cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn ngừng lãng phí thời gian.Hãy bắt đầu bằng cách tạo thời hạn cho các nhiệm vụ quan trọng nhất. Bằng cách đó, bạn biết chính xác mình có bao nhiêu thời gian phù hợp trong lịch trình của mình. Sau đó, tập trung làm việc và xác định những gì bạn phải làm mỗi ngày để hoàn thành đúng hạn.

Kết luận: Trên thực tế, việc quản lý và tận dụng thời gian một cách hiệu quả là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Tuy nhiên, để đạt được sự thành công cũng như đạt được mục tiêu trong công việc, chúng ta cần nhìn nhận giải quyết các nguyên nhân gây lãng phí thời gian để làm việc một cách hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ của AIA ở trên sẽ giúp ích được cho các bạn.

Nguồn tham khảo:

[1] How Time Management Plays A Major Role In Your Success

[2] The 11 Biggest Symptoms of Poor Time Management

[3] How To Stop Wasting Time And Start Doing Awesome Work